Заказчик
Proscom
Задача
Создать сервис трекинга времени
Решение
Cобственный паттерн использования с готовыми и новыми UX-решениями, аналитикой проектов и интеграцией с Airtable
Острая необходимость в сервисе трекинга времени наступила, когда привычный Harvest перестал принимать оплату. Игнорировать это, как и невозможность более плотно интегрировать сервис в наши процессы, стало сложно, а изобретать костыли надоело.
Поэтому мы направили энергию в созидательное русло и создали собственный сервис трекинга времени, который любовно назвали Violet Tracker.
Ищем путь
Мы использовали Harvest с 2016 года. За эти 6 лет мы пришли к собственному паттерну использования. Мы перепробовали все функции сервиса и поняли, чем нам пользоваться удобно, а чем — не очень. Эти результаты мы зафиксировали. Так что часть UX-решений была скопирована.
Наши сотрудники привыкли к определенному пользовательскому пути и к конкретному интерфейсу. Новое — это, конечно, здорово. Но переучивать 60 человек делать не так, как они привыкли, — задача далеко не эффективная. Тем более, когда привычные действия были действительно удобными, логичными и простыми.
Другие юзкейсы мы спроектировали с нуля. Мы рассчитывали на быстрый запуск сервиса и не анализировали их на глубинном уровне. Так что продукт сразу тестировался на реальных людях — наших сотрудниках.
Во время пилотного запуска мы обнаружили два прецедента, которые нас не устроили:
- Оказалось, что мы не выводили комментарии в списке потраченного за неделю времени. Они были очень нужны для дополнительных отметок о задачах и блокерах.
- Выяснилось, что менеджерам не хватает аналитики проекта — они скрупулезно следят за планированием и фактической трату бюджета на фичу.
Решив эти задачи, мы продолжили работу.
Интерфейс сервиса
Основная задача сервиса — отмечать затраченное время. Поэтому мы не стали загружать его дополнительными фичами и сделали максимально простой интерфейс.
В Violet Tracker интуитивно понятный пользовательский путь: от регистрации до исправления внесенного времени.
Пользователи — сотрудники — могут вносить данные вручную, редактировать их и следить за отработанными за неделю часов.
Для самых педантичных ребят мы создали возможность запускать таймер — так ни одна отработанная секунда не ускользнет из виду.
Как это работает
Чтобы не вручную привязывать время к задачам, мы создали алгоритм, который не только учитывает временные затраты, но и связывает их с соответствующими задачами.
Если говорить о технологиях, то мы отказались от бэкенда. Это упростило и ускорило процесс создания. Базы данных и бизнес-логика собраны на no-code технологиях — с помощью Airtable.
Помимо простоты создания, это позволило легко интегрироваться с другими нашими процессами, которые тоже используют Airtable.
Теперь сервис автоматически «подтягивает»:
- список проектов и процессов компании;
- список сотрудников компании и их связь с проектами;
- информацию о нерабочих днях, согласованных отпусках, днях отсутствий сотрудников и нестандартных режимах работы (речь про удаленку и аутстаф).
Из внесенных данных Violet Tracker формирует таблицу, в которой в режиме реального времени отображаются записанные часы работы каждого сотрудника.
Затем система считывает эти часы, умножает на зарплату конкретного специалиста и складывает их с стоимостью часов работы других специалистов, задействованных в проекте. Так она рассчитывает примерный бюджет проекта.
Что получилось
Благодаря использованию no-code решения мы за месяц разработали продукт.
За две недели мы его запустили и внедрили.
За следующие 2 недели — полностью заместили весь функционал Harvest.
Так кардинально мы решили проблему с оплатой далеко не самого удобного для компании инструмента. И теперь мы экономим на подписке около 800 тысяч — 1 млн рублей в год. При фактических затратах на проект меньше чем в 350 тысяч рублей.
Violet Tracker живет, им пользуются все сотрудники. У трекера есть мобильная и веб-версии (вторую все очень ждали).
Есть те, кому стало удобнее, чем было с Harvest. Есть и другие, кто скучает по части функций предыдущего трекера. И этих людей поровну.
Поэтому считаем проект весьма успешным — и не забываем о том, что Harvest — международный, известный и давно работающий продукт. А мы запустили только первую версию за неполных два месяца.
Новый функционал мы добавляем потихоньку и продолжаем собирать обратную связь от сотрудников. Чтобы аккуратно и спокойно делать Violet Tracker удобнее.
